Питання-відповіді щодо тендеру SAFOSO/APPLICATION/01/2018

Question 1:

“Balance at the latest reporting date” is in the list of required documents. Is it possible to provide “Flow of funds in accounts” certificate instead?
Answer 1:
For a legal entity Form 1 Balance is needed. For a PE it can be the flow of funds in accounts.

Question 2:

Should all submitted document copies be notarized?
Answer 2:

Question 3:

Is diploma of bachelor’s degree in philology and English language translation enough to prove level of evidence of English language skills and prove of knowledge of Ukrainian language?
Answer 3:
Enclose all relevant certificates and diplomas which prove your knowledge of English and Ukrainian. Additionally, you may also indicate your knowledge of the two languages by a self-assessment using the CEFER reference levels.

Question 4:

Would you please give more details about the “Documents evidencing quality assurance”? What kind of documents they could be?
Answer 4:
It is up to the bidders to decide how to document their quality assurance. This could be achieved by describing the companies quality assurances processes, best practices or any other kind of description of documentation.
Additionally, bidders are requested to provide either names and contact details or letters of recommendation of 3 former clients.

Question 5:

Should I list all my employees in Declaration of Interests if it is regular employment without any share in the bidding?
Answer 5:
The Declaration of Interest (DoI) should contain interests linked to this tender of a bidding company, a bidding private entrepreneur or their employees. Therefore, only those employees having an interest should be listed. Be aware that when declaring an interest, it does not necessarily mean to have a conflict of interest.

Question 6:

Should all my signatures be authorized somehow if I am a private entrepreneur? Should all my signatures be notarized?
Answer 6:
There is no need of signatures notarization.

Question 7:

Should I treat statement, written in the last point of the list under section 2.1, as directive to use all possible means to optimize DM’s internal DB queries, directive to respect Main System’s RDBMS and to be still able to use any other DB management system for internal use of DM in order to achieve best performance?
Answer 7:
Yes, it is important.

Question 8:

There is a statement “The DM should create an XML package for LIMS and submit it to the Processing Client” on page 18. Just a suggestion for LIMS to send data to the same Processing Client wherever new test results (with DM initiated UID) are uploaded to National Database, so the DM can receive them immediately and it will also reduce number of queries to National Database.
Answer 8:
The point of the statement is to send Acts of Sampling from the Dairy Module (electronically) to the Processing Client for LIMS to avoid manual handing of papers when milk samples arrive to a Lab.

Question 9:

Скажите, как при необходимости можно будет связаться с вашим техническим специалистом, который отвечает за составление ТЗ? Там описание на 55 стр, на изучение уйдет какое-то время, но нам нужно понимать сейчас - если все-таки нужны будут уточнения, сможет ли наш технический специалист обсудить их с вашим сотрудником для предоставления реальной, адекватной стоимости по разработке проекта?
Answer 9:
It is mentioned in the tender documentation that questions for clarification should be submitted via email to tender[at]safoso.com.ua no later than 17:00 Kyiv time on June 25th, 2018. Any other means of contact, including telephone and personal contact, are explicitly excluded and are ground for exclusion from the bidding process.

Question 10:

If the company have no relation to the Project and SAFOSO company, the Declaration of Interest should be enclosed as blank?
Answer 10:
If the company has no interest related to e.g. the project, SAFOSO, the State Service for Food Safety and Consumer Protection it can be enclosed as empty table, but with signature.

Question 11:

Could you please clarify your current infrastructure configuration? It was mentioned in the technical specification that some documents can be provided on request.
Answer 11:
Detailed information about infrastructure configuration will be provided to the successful bidder.

Question 12:

As we understand it's hardware (not cloud infrastructure), please confirm?
Answer 12:
It will be hardware.

Question 13:

Do you use virtualization (virtual machines/containers)?
Answer 13:
Virtualization under VMWare is used, but there are no extra license keys available.

Question 14:

Does development team is responsible for deploying the solution to the infrastructure, or just shipping code and Main System devops team will handle it?
Answer 14:
The development team is responsible to deploy a turnkey solution to the infrastructure.

Question 15:

У відповідності до Технічної специфікації на Молочний модуль (далі – Технічна специфікація) розділ 1.1 просимо Вас надати повну документацію на наступні модулі ІСДПСС, які пов'язані з функціями Молочного модуля:
   a. Універсальний клієнт прикладних систем;
   b. Служба авторизації та безпеки;
   c. Централізована система управління базами даних, Процесінг;
   d. Національна база даних результатів лабораторних досліджень;
Answer 15:
This information will be provided to the successful bidder.

Question 16:

У відповідності до Технічної специфікації у розділі 2.1. вказано що для отримання результатів з «Національної Бази даних результатів лабораторних досліджень» (далі - НБРЛД) повинен використовуватись УКПС. Згідно Рисунок 1 «Архітектура системи», Молочний модуль виконує обмін інформацією з «Процесінговою системою Головної системи» з використанням веб-сервісу. Надайте відповідь яким чином Молочний модуль повинен отримувати результати з НБРЛД?
Answer 16:
The Dairy Module is able to receive data from Processing Unit via web-service or stand-alone Processing Client (it depends where structurally the Dairy Module is planned to be), as an interface methods for data transfer in Processing Unit are the same. Technically, the Dairy Module could receive data only from Dairy Module DB via Processing as the Dairy Module RDBMS could provide direct access to National Database for automatic scanning and search and store results in Dairy Module DB for Processing.

Question 17:

1. У відповідності до Технічної специфікації у розділі 2.1. згідно Рисунок 1 «Архітектура системи», «АВЗ або супровідний документ» використовуючи «З’єднання за допомогою УІД» передається експерту лабораторії, який формує «експертний висновок з лабораторними результатами досліджень» а потім передає його в LIMS.
      a. Надайте роз’яснення як відбувається «З’єднання за допомогою УІД»?
      b. Надайте роз’яснення який документ надходить в LIMS («АВЗ або супровідний документ» чи «експертний висновок з лабораторними результатами досліджень»)?
Answer 17:
The diagram shows logical structure of the statement as the Report of Laboratory Test Results generated by Lab Expert links with Act of Sampling/Accompanying Document by UID. Lab expert enters Expert Report to LIMS and Act of Sampling in case if the Act is not exported from Dairy Module automatically.

Question 18:

У відповідності до Технічної специфікації у розділі 2.1. вказано що база даних Молочного модулю може фізично розміщуватися в Централізованій системі бази даних. Таке розташування бази даних Молочного модулю є обов’язковим? Якщо ні, надайте роз’яснення яким чином повинна відбуватись взаємодія БД Молочного модуля з Централізованою системою баз даних.
Answer 18:
The DM database can be physically located in the Centralized DB System. Other options will be accepted, if they provide substantial advantages.

Question 19:

У відповідності до Технічної специфікації у розділі 3.1. вказано що «Сервіс провайдер запускає первинну реєстрацію для конфігурації криптографічних ключів та протоколів доступу до даних» та «Для зворотного зв’язку ММ встановлює APP_ID для ідентифікації та відкритих криптографічних ключів, якщо потрібно». Надайте роз’яснення щодо обов’язковості, мети та порядку використання криптографічних ключів в Молочному модулі
Answer 19:
If a developer decides to use stand-alone Processing Client, cryptographic public keys should be registered in the Main System and configured in the Dairy Module.

Question 20:

У відповідності до Технічної специфікації у розділі 3.2 вказані параметри конфігурації, які потрібно ініціювати в Молочному модулі, у тому числи «Параметри шифрування веб-сторінки». Надайте роз’яснення які вимоги існують до шифрування веб-сторінки?
Answer 20:
There are character encoding settings and additional settings for @meta tags to meet proper web page display for old or mobile browsers.

Question 21:

У відповідності до Технічної специфікації у розділі 3.3 вказано що протягом пілотної фази облікові записи створюються вручну адміністратором. Надайте роз’яснення як повинні створюватись облікові записи після пілотної фази?
Answer 21:
This question is irrelevant for submission of a bid.

Question 22:

У відповідності до Технічної специфікації у розділі 3.3 визначені ролі «Районний інспектор», «Обласний інспектор», «Головний інспектор» які схожі на відповідні ролі в Головній системі. У розділі 4.2.4 вказано що права для Інспекторів повинні бути ідентичними їх ролям в інспекційній системі. Надайте роз’яснення в якій системі повинна зберігатись інформація про вказані ролі (Молочний модуль або Служба авторизації та безпеки Головної системи або Інспекційна система)?
Answer 22:
All inspection and administrative roles and their rights should be declared in Authorization and Security System of the Main System. Authorization procedures in Dairy Module for those roles must be identical as for existing procedures in Inspection Module.

Question 23:

У відповідності до Технічної специфікації розділи 1.1 та 3.4 визначено що Молочний модуль повинен використовувати для користувачів з ролями «Районний інспектор», «Обласний інспектор», «Державний адміністратор» (чи «Головний інспектор»?) внутрішню підсистему авторизації Головної системи, для користувачів з ролями «Виробник молока», «ПЗМ», «Делегат для відбору зразків» - використовувати внутрішнє сховище та ППІ локальної авторизації. Надайте роз’яснення для яких ролей повинна відбуватись перехресна модульна авторизація для ідентифікації запитів на вхід, що йдуть з веб-інтерфейсу Молочного модуля?
Answer 23:
The roles ‘Rayon Inspector’, ‘Oblast Inspector’, ‘Chief Inspector’ and ‘State Administrator’ should be authorized by a cross-modular way using the Authorization and Security System.

Question 24:

У відповідності до Технічної специфікації у розділі 3.4 вказано, що якщо Служба авторизації та безпеки не затверджує роль користувача, ММ авторизує запити користувачів напряму з локальної бази даних користувачів. Надайте роз’яснення, чи можливо користувачам, які зареєстровані в Службі авторизації та безпеки Головного модуля та не отримали відповідного підтвердження ролі користувача від цієї Служби авторизації пройти авторизацію напряму з локальної бази даних користувачів та отримати доступ до даних Молочного модуля?
Answer 24:
Authorization is described in detail under Section 1.1 and 3.3/3.4. Fig. 4 shows graphically all potential ways of authorization.

Question 25:

У відповідності до Технічної специфікації у розділі вказано що при збереженні даних форми «Інформація про відбір зразків та транспортування/АВЗ», ММ повинен створити Подію календаря (дата/час/УІД) в календарі ВМ/ПЗМ. Надайте роз’яснення яку саме Подію повинен створити Молочний модуль? (Факт відбору зразків?)
Answer 25:
A calendar event containing information about the date and time of sampling and the AoS UID must be created.

Question 26:

У відповідності до Технічної специфікації у розділі вказано якщо Подія календаря створена на основі форми «Інформація про відбір зразків та транспортування/АВЗ», поданої ДВЗ заздалегідь, Подія календаря не повинна стати видимою для ВМ/ПЗМ до дати відбору зразків. У відповідності до розділу вказано що коли ДВЗ створює і зберігає Інформацію про відбір зразків/АВЗ, ММ автоматично створює Подію календаря (дата/час/УІД) в календарі відповідного ВМ/ПЗМ. Такі Події календаря, створені ДВЗ не напряму, невидимі для керівника ВМ/ПЗМ до дня відбору зразків. У відповідності до розділу 1.1 вказано що Акт про відбір зразків - це юридичний документ, в якому зібрана інформація про офіційний відбір зразків; форма «Інформація про відбір зразків та транспортування» містить всю важливу інформацію, яка стосується зразків, відібраних в рамках Програми контролю сирого молока (в тому числі, всю інформацію АВЗ). Згідно цих визначень АВЗ та «Інформація про відбір зразків та транспортування» формуються під час відбору зразків та містять інформацію про вже відібрані зразки. Надайте роз’яснення як ці форми можуть подаватись ДВЗ заздалегідь?
Answer 26:
It must be distinguished between creation of a calendar event related to a specific MP/MCP and the visibility of this event in the MP/MCP calendar to specific roles.
- When a SD creates and saves Sampling & Transport Information / AoS, the DM automatically creates a Calendar Event (date/time/UID) in the calendar of the respective MP/MCP. Such Calendar Events created indirectly by SDs are not visible to the MP/MCP manger until the day of sampling.
- All other events created by the MP/MCP manager him-/herself are immediately visible to him/her.
- The Inspectors have the right to see, but not to edit or delete calendar events of the MPs/MCPs they have the right to see.
- Calendar Events indirectly created by SDs are always visible to inspectors.

Question 27:

У відповідності до Технічної специфікації у розділі вказано, що всі дані про ВМ та ПЗ збираються з Головної системи з такою самою структурою полів/даних з інспекційного модуля Головної системи. Надайте роз’яснення щодо порядку взаємодії (прямий доступ к БД, API, тощо) та порядку синхронізації об’єктів Молочного модуля та інспекційного модуля Головної системи.
Answer 27:
The Inspection Module is still under development. The decision of the best way of synchronisation will be taken when this part will be developed in the DM.

Question 28:

У відповідності до Технічної специфікації розділі 4.3.2 просимо Вас надати повну документацію на всі функції стосовно шаблону «Інформації про відбір зразків та транспортування/АВЗ».
Answer 28:
This information will be provided to the successful bidder.

Question 29:

У відповідності до Технічної специфікації розділі 4.3.3 просимо Вас надати повну документацію про методи блоку обробки даних.
Answer 29:
This information will be provided to the successful bidder.

Question 30:

У відповідності до Технічної специфікації розділі 4.3.4 просимо Вас надати повну документацію щодо існуючих об’єктів схеми основної системи.
Answer 30:
This information will be provided to the successful bidder.

Question 31:

У відповідності до Технічної специфікації розділі 4.3.5 просимо Вас надати повну документацію щодо структури об’єктів і даних.
Answer 31:
This information will be provided to the successful bidder.

Question 32:

У відповідності до Технічної специфікації розділі 4.3.6 просимо Вас надати повну документацію щодо структури даних Головної системи.
Answer 32:
This information will be provided to the successful bidder.

Question 33:

У відповідності до Технічної специфікації у розділі 5 таблиці 16 надано перелік лабораторій та випробувань, які проводяться в лабораторіях. Надайте роз’яснення за якою ознакою відбувається синхронізація вказаних в таблиці показників та методів з відповідними показниками та методами існуючими в LIMS кожній Лабораторії?
Answer 33:
This question is irrelevant for submission of a bid as synchronization functionality is not requested.

Question 34:

У відповідності до Технічної специфікації у розділі 5 надано (Рисунок 30) Акт про відбір зразків. Чи може один Акт відбору оформлюватись на декілька зразків (наприклад: «потужність» має декілька «танків»)? Якщо так, надайте приклад заповненого Акту відбору зразків на декілька зразків.
Answer 34:
For each sample a separate AoS has to be submitted to the DM.

Question 35:

Для тестування взаємодії з компонентами систем ДПССУ необхідне відповідне тестове середовище. Чи є таке тестове середовище в наявності? Якщо ні, розгортання такого середовища потребує часу та не залежить від компанії розробника Молочного Модуля. Чи будуть враховані затримки на розгортання тестового середовища на термін здачі робіт по контракту?
Answer 35:
Information on the test environment will be provided to the successful bidder. All delays not caused by the bidder will be handled on a case-by-case basis.

Question 36:

Використання Молочного модуля в промисловій експлуатації не можливо без побудови КСЗІ. Чи передбачається побудова КСЗІ в межах виконання робіт по цьому тендеру?
Answer 36:
No, it’s not planned to build a new Integrated Information Security System (IISS) as the Dairy Module should use an existing IISS of the Main System.

вул. Малопідвальна, 10, офіс 1, Київ 01001, Україна
Тел.: +38 044 279 87 12 (13)
Факс: +38 044 279 88 45